teknologi perkantoran

1. PERANAN TEKNOLOGI INFORMASI
Teknologi perkantoran berasal dari dua suku kata, yaitu “teknologi” yang berarti ilmu tentang keterampilan dan “kantor” (perkantoran) yang berarti sebagai tempat berlangsungnya pekerjaan kantor (kegiatan administrasi). Pekerjaan kantor (Office Work) berdasarkan artikulasi, administrasi itu meliputi kegiatan; catat mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat tekhnis ketatausahaan (clerical work), (dalam Drs. Soewarno Handayanigrat, 1990: 2).
Sedangkan menurut M.K Alamsyah (1991: 15) administrasi memiliki arti sebagai rangkaian kegiatan seperti mencatat, mengklasifikasi, mengelolah, menggandakan, mendistribusikan dan menyimpan data/informasi untuk tujuan tertentu.
Jika kita lihat dari dua pengertian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa dengan adanya teknologi perkantoran maka semua pekerjaan kantor akan menjadi efektif dan efisien serta membuat semua informasi menjadi semakin ringkas, akurat dan dihasilkan pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang rendah pula. Semua ini akan memudahkan manajemen puncak untuk mengambil keputusan.
Saat ini, manajer administrasi memiliki masalah lebih besar yang harus dihadapi, hal ini dikarenakan teknologi baru meningkat, semakin pesat dan akan menimbulkan perubahan yang cepat yang melibatkan orang serta sistem kerja dan mesin yang lebih baru. Perubahan teknologi ini dapat mempengaruhi setiap industri dan gagasan inovatif diperlukan oleh perusahaan agar dapat bersaing dengan efektif. Oleh sebab itu, manajemen kantor yang terdiri dari pelayanan perolehan informasi, perekaman dan penganalisasian informasi, pelayanan perencanaan dan pelayanan komunikasi harus digunakan untuk memacu urusan perkantoran.
Institut Of Administrative Management (dalam Manajemen Perkantoran Modern karangan Mills, Standingford, Appleby; 1991: 6-7) mendefinisikan “manajemen kantor” adalah seni membimbing personal kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuannya yang sudah ditetapkan. Sarana yang dimaksudkan disini adalah semua fasilitas/mesin-mesin/peralatan perkantoran, baik itu yang mekanik/ manual atau listrik. Berkat adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini maka fasilitas, mesin-mesin, serta peralatan perkantoran saat ini ada yang bersifat elektronik. Selanjutnya yang jenis elektronik ini akan berkembang dan bersaing kembali dengan semakin pesat.
Dari uraian di atas, dapat kita tau bahwa peranan teknologi perkantoran dalam proses pengelohan data/informasi saat ini adalah efisiensi kerja yang menyangkut produktivitas. Hal ini akan terjadi jika kita selalu mengikuti/menggunakan perangkat rekayasa teknologi modern, seperti penggunaan perangkat komputer dan sejenisnya. Oleh karena itu sebelum menggunakan peralatan perkantoran maka kita harus terlebih dahulu menggetahui tentang bagaimana cara mengoprasikannya.

2.PERALATAN KANTOR
Peralatan atau perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pita mesin, dsb.

Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas, dsb.

Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat dipakai berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting, dsb.

Berikut adalah peralatannya :

Mesin penghancur kertas
Merupakan alat yang digunakan untuk menghancurkan kertas yang sudah tidak dipergunakan lagi.

Filling Kabinet
Suatu kabinet yang dipergunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen perusahaan, biasanya kabinet diberi suatu kode maupun nomor, yang dimaksudkan agar mempermudah dalam penemuan kembali suatu dokumen atau arsip

Perforator
Alat yang digunakan untuk melubangi suatu kertas atau dokumen, biasanya alat ini digunakan untuk melubangi suatu dokumen sebelum dokumen tersebut diarsipkan atau disimpan.

Mesin Absensi
Mesin ini lebih baik dipergunakan pada suatu perusahaan dengan jumlah karyawan lebih dari 100 karyawan, karena akan memepermudah untuk mengetahui presensi karyawan.
Picture

Map Arsip
Lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat.

Guide
Lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

Stapler
Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.

Numerator
Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

Kotak/box
Kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.

Alat sortir
Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing.

Label
Alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.

Tickler file
Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.

Cardex (card index) cabinet
Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
Picture

Komputer
Rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaansecarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.

Flashdisk
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya